Heute mal ein wirklich nützlicher Artikel zum ewigen Thema Zeitmanagement, denn ich lese ein äußerst nützliches E-Book zum Thema. Hier ein Abstract:
1. Zeit schaffen für Dinge die "wichtig", aber nicht "dringend" sind
Nach dem 4-Quadranten-Prinzip von Guru Stephen R. Covey. Habe inzwischen vier Seiten mit to do´s runtergeschrieben und bin noch nicht durch alle meine vier Notizbücher gelangt (Abhilfe: Nur ein ziemlich großes Notizbuch für alle Themen führen). Gerate immer wieder in "dringende" Aufträge, die mich aber kein Stück an meine eigentlichen Ziele führen. Ergo: Aus den vielen To Do´s die "wichtigen, nicht dringenden" picken und priorisieren.
2. Kreative Schaffenszeit isolieren
Man frage sich A) Wann bin ich am kreativsten/produktivsten? Bei mit eignet sich der Vormittag eher so für Kommunikation, mittags empfiehlt sich Produktion und ungestörtes Arbeiten, die wirklich großen Würfe kommen in der Regel erst ab 20 Uhr zu Stande. Dann schlägt aber auch nicht selten die Müdigkeit zu...
B) Diese Zeit "einzäunen": Alle Medien ausblenden (Telefon, Mails, IM, Mitbewohner, etc.) und ab in "the zone", "flow", "whatever". Mails und Telefonate morgens - die Bürokraten stehen ja früh auf, um zum Kaffee zu Haus zu sein...
C) Gibt es einen speziellen Ort, um kreativ zu arbeiten? Ziehe jetzt nach Kreuzberg um, mal sehen, ob es dort eine nettes Café oder eine Bibliothek gibt.
D) Rituale und Routinen finden, die den Kopfapparat auf diese Phase programmieren.
3. Aktion vs. Reaktion
Das Problem der Störungen: Wenn wir ständig "on" sind für äußere Anfragen, geraten wir in einen "reaction mode", der niemals die Ruhe für wirklich produktive Arbeit zulässt. Die To-Do-Liste wächst und wächst einem über den Kopf, am Ende des Tages bleibt das Gefühl, kaum oder nichts zu Ende gebracht zu haben. Die Ziele für den Tag sollten extrem minimiert werden, damit das Erfolgserlebnis des Abschließens bleibt. Kommunikation entsprechend einschränken und kleine Pflichtaufgaben (Telefonate, Bürokratie) am Stück erledigen. Habe mir ein Google-Doc (gleich neben meinem Google-Kalendar) eingerichtet, das die zwei wichtigsten Tagesziele plus drei weitere zulässt, nicht mehr.
4. Mach dir heute keine Sorgen, verschiebe es auf morgen!
E-Mails bis auf wenige Ausnahmen pauschal erst am nächsten Tag und dann am Stück bearbeiten. Grundsätzlich geht es darum einen Puffer zwischen Anfrage und Reaktion zu bauen, sodass die Unmittelbarkeit genommen wird. Meinen kompletten Posteingang (ca. 50 Mails) wollte ich eben in einen neu angelegten Ordner namens "Backlog" schieben - extrem positives Gefühl, wenn alles leer ist und man sämtliche Mails als "gelesen" markiert hat. Windows Mail hat die Dinger aber verschluckt und jetzt fehlen mir 50 aktuelle Mails mit aktuellen Aufgaben - das war auf jeden Fall ziemlich effizient...
5. Einfälle und Termine sofort in vorbereitete Ablagen verschieben
Wenn man an einer Sache "dran" ist, poppen so oft noch wichtigere, dringendere oder sonstige Sachen auf, die das Denken stören und die Produktivität hemmen. Tipp aus der "Getting Things Done"-Philosophie: Alle sofort notieren und in funktionierende Ordner. So wird nichts vergessen und man kann bei der aktuellen Aufgabe bleiben.
Und noch ein paar Tipps, habe aber keine Zeit mehr ;-)
Hier geht es zum lohnenden E-Book von Mark McGuiness mit weiteren Buch- und Linktipps - wer sich die Zeit nimmt, dürfte hier zeitlose Tipps zum Thema Zeitmanagement finden.
